De klachtenfunctionaris zal uw klacht registreren en onderzoeken, onder meer door mondeling overleg met de betrokkenen. De klachtenfunctionaris zal in beginsel binnen vier weken zorg dragen voor een behoorlijke afhandeling van de klacht. De klachtenfunctionaris geeft aan of de klacht gegrond is en probeert in overleg met alle betrokkenen zo snel mogelijk een oplossing voor het gerezen probleem te vinden. Een eventuele oplossing wordt altijd schriftelijk aan de betrokkenen bevestigd.
Indien de klacht door middel van interventie van de klachtenfunctionaris niet is opgelost, zal deze de betrokkenen informeren over alternatieve mogelijkheden voor geschilbeslechting, te weten een klacht indienen bij de Deken dan wel het aanhangig maken van een civiele procedure.